Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat, zapowiadając się jako klucz do znacznych oszczędności dla firm tradycyjnie korzystających z faktur papierowych. KSeF, system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, eliminując potrzebę ich fizycznego obiegu.
Artykuł sponsorowanyJakie korzyści płyną dla firmy z zastąpienia faktur papierowych przez e-faktury?
Po pierwsze, redukcja kosztów. Przejście na e-faktury KSeF pozwala na eliminację kosztów związanych z drukiem, wysyłką oraz archiwizacją faktur papierowych. Ujednolicenie formatu faktur elektronicznych i ich centralne przechowywanie w systemie KSeF redukuje też koszty związane z obsługą i przetwarzaniem faktur.
Kolejna zaleta to usprawnienie procesów księgowych. Automatyzacja procesu fakturowania i bezpośrednia integracja systemów księgowych z KSeF przyspieszają procesy księgowe i minimalizują ryzyko błędów, co również przekłada się na oszczędności.
Co z bezpieczeństwem i dostępnością? Faktury KSeF są przechowywane w bezpiecznej bazie danych, co zapewnia ochronę przed utratą lub uszkodzeniem dokumentów. Dostęp do faktur jest możliwy z każdego miejsca, co zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją.
Jednak rezygnacja z faktur tradycyjnych na rzecz elektronicznych może nieść ze sobą określone wyzwania.
Pierwsze z nich to dostosowanie systemów informatycznych. Wymóg posiadania specjalistycznego oprogramowania do korzystania z KSeF może generować początkowe koszty związane z dostosowaniem infrastruktury IT firmy do nowych wymagań.
Nie można zapomnieć o szkoleniu i adaptacji pracowników: Przejście na system e-faktur wymaga szkoleń dla pracowników, co generuje dodatkowe koszty oraz czas potrzebny na adaptację do nowego systemu.
Jak wdrożyć system KSeF w firmie?
Przygotowanie firm do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skupia się na czterech kluczowych działaniach. Po pierwsze, niezbędna jest analiza i ewentualna aktualizacja infrastruktury IT, aby zapewnić kompatybilność z nowym systemem e-faktur oraz szkolenie pracowników, co umożliwi płynne przejście na e-faktury i minimalizację ryzyka błędów operacyjnych. Działania te obejmują nie tylko poznanie technicznych aspektów KSeF, ale także zrozumienie zmian w procesach księgowych i fakturowania.
Po drugie, konieczne jest dostosowanie wewnętrznych procedur fakturowania i księgowości do nowych wymogów, co wymaga dokładnej analizy i aktualizacji obecnych praktyk. Dodatkowo, ważne jest nawiązanie komunikacji z kontrahentami w celu uzgodnienia nowych zasad wymiany dokumentów elektronicznych. Przejście na KSeF to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale również organizacyjne, które wymaga kompleksowego podejścia i zaangażowania na różnych poziomach firmy
Wyższe standardy bezpieczeństwa i lepsza kontrola
KSeF, mimo początkowych wyzwań związanych z wdrożeniem, oferuje przedsiębiorstwom znaczne korzyści w dłuższej perspektywie, głównie poprzez obniżenie kosztów operacyjnych i usprawnienie procesów księgowych. Integracja z KSeF zapewnia także wyższe standardy bezpieczeństwa danych i lepszą kontrolę nad obiegiem faktur w firmie. Jako że korzystanie z systemu KSeF stanie się obowiązkowe od lipca 2024 roku, firmy powinny już teraz rozpocząć przygotowania, aby w pełni wykorzystać potencjał płynący z cyfryzacji procesu fakturowania