Ogromne ilości papierowych faktur i innych druków są obecne w niemal wszystkich firmach, bez względu na ich wielkość i branżę. Prawo narzuca natomiast konieczność ich przechowywania. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorstwa zastanawiają się, jak archiwizować dokumenty w taki sposób, by proces ten nie obciążał nadmiernie budżetu. Dla wielu organizacji rozwiązaniem może okazać się tutaj cyfryzacja. Jak w takim razie systemy archiwizacji dokumentów papierowych mogą pomóc przedsiębiorstwom?
Artykuł sponsorowanyArchiwizacja dokumentów papierowych – o czym należy pamiętać?
Niektóre procesy w firmie są regulowane przez precyzyjne wymogi prawne – ich niespełnienie mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami. Bardzo ważna jest między innymi kwestia tego, jak archiwizować dokumenty, by były one odpowiednio zabezpieczone. Niektóre firmy wyznaczają w tym celu miejsce w biurze, które spełnia określone wymagania. Konieczne jest wtedy także zadbanie o to, by wszystkie dokumenty były odpowiednio ułożone i posegregowane. Inne przedsiębiorstwa decydują się natomiast na zlecenie procesu archiwizacji firmom zewnętrznym. Obydwa te rozwiązania są jednak związane z dużymi kosztami. Warto więc dowiedzieć się, jak archiwizować dokumenty w firmie, by proces ten był optymalny i nadmiernie nie obciążał budżetu firmy.
Jak archiwizować dokumenty?
Bardzo ważne jest to, że wszystkie sposoby archiwizacji dokumentów papierowych muszą spełniać określone wymagania prawne. Okres przechowywania nie jest jednak stały. Dla faktury wynosi on na przykład 5 lat, natomiast dla akt pracowniczych jest to 10 lat od momentu zakończenia zatrudnienia. Tradycyjna archiwizacja dokumentów papierowych jest więc procesem, który wymaga regularnego przeglądania, opisywania i niszczenia określonych druków. Nawet jeżeli firma będzie starała się należycie zabezpieczyć swoje akta, to i tak mogą one ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Z tego powodu przedsiębiorstwa coraz chętniej skłaniają się ku rozwiązaniom cyfrowym i wybierają profesjonalne systemy archiwizacji dokumentów papierowych. W jaki sposób mogą one pomóc zoptymalizować pracę?
Systemy archiwizacji dokumentów papierowych – korzyści
Cyfryzacja jest obecnie widoczna w wielu różnych aspektach funkcjonowania firmy. Rozwiązaniem, które może znacznie zoptymalizować pracę, jest system elektronicznej archiwizacji dokumentów. Narzędzie to sprawia, że wyszukiwanie wszystkich faktur, akt i pism jest nie tylko szybsze, ale przede wszystkim znacznie łatwiejsze. Umożliwia ono także automatyzacje niektórych procesów. Co niezwykle ważne, system archiwizacji dokumentów pozwala zrezygnować z konieczności przechowywania druków w biurze, lub zlecania tego zadania innym firmom. Odpowiednie narzędzie pozwoli więc firmie na znaczne oszczędności.
Systemy archiwizacji dokumentów papierowych zapewniają także bardzo wysokie standardy bezpieczeństwa. Dane są w odpowiedni sposób chronione i żadne nieuprawnione osoby nie mogą uzyskać do nich dostępu. W przeciwieństwie do tradycyjnego sposobu przechowywania dokumentów, elektroniczne faktury i akta nie ulegną także zniszczeniu w wyniku powodzi czy pożaru.
Firmy, które zastanawiają się, jak archiwizować dokumenty, by było to jak najbardziej optymalne, powinny rozważyć wdrożenie w tym celu odpowiedniego systemu. Dzięki niemu będą w stanie zredukować koszty, a także zapewnić bezpieczeństwo wszystkich druków, co jest przecież niezwykle istotne, by firma mogła działać prawidłowo.