Jedna trasa może przynieść zysk, druga – mimo podobnej długości i stawki – znacznie niższą marżą. Różnica nie musi wynikać z kosztów paliwa ani wysokości opłat drogowych. O wyniku finansowym decydują często mniej oczywiste koszty, które pojawiają się na etapie planowania i realizacji przewozu. Każdy pusty kilometr, nieplanowany postój czy błędnie wycenione zlecenie generują wydatki, które z czasem zaczynają być widoczne w wynikach finansowych.
Artykuł sponsorowanyDowiedz się, kiedy i na czym przewoźnicy tracą pieniądze w transporcie międzynarodowym i jak temu zapobiegać. Przedstawiamy 5 najczęstszych sytuacji.
Dlaczego marża w transporcie międzynarodowym łatwo się kurczy?
Zanim omówimy czynniki wpływające na marżę w przewozach międzynarodowych, warto zwrócić uwagę na ich wspólny mianownik – czas. W transporcie każda opóźniona decyzja, nieplanowany postój czy źle przygotowane zlecenie oznaczają jego stratę, a wraz z nią rosnące koszty. Nieprawidłowa wycena przewozu może sprawić, że zlecenie od początku będzie nieopłacalne, brak odpowiednio zaplanowanego ładunku powrotnego prowadzi do jazdy na pusto, a każda godzina postoju generuje koszty związane z pracą kierowcy i wykorzystaniem pojazdu. W efekcie nawet pozornie drobne błędy stopniowo zmniejszają marżę przewoźnika.
5 sytuacji, które generują niepotrzebne koszty
Zacznijmy od tego, że marża nie zawsze zmniejsza się z powodu jednej złej decyzji. Znacznie częściej wpływa na nią kilka mniejszych błędów, które regularnie powtarzają się podczas realizacji przewozów. Choć pojedyncze potknięcia wydają się niewielkie, z czasem przekładają się na zauważalny spadek wyniku finansowego. Przeanalizujmy kolejno każdy spośród 5 najczęstszych błędów.
1. Puste przebiegi
Problem pojawia się szczególnie na kierunkach, gdzie liczba dostępnych ładunków jest nierównomiernie rozłożona. Jeżeli organizacja transportu powrotnego rozpoczyna się dopiero po rozładunku, przewoźnik ma zwykle trzy możliwości – zaakceptować mniej korzystną stawkę, wrócić bez ładunku albo czekać na lepszą ofertę. Każde z tych rozwiązań wiąże się z dodatkowymi kosztami lub utratą czasu.
Znacznie większe szanse na ograniczenie pustych przebiegów daje planowanie transportu powrotnego jeszcze przed zakończeniem realizowanego zlecenia. Pozwala lepiej wykorzystać dostępność pojazdu i ograniczyć liczbę kilometrów przejeżdżanych bez ładunku. Pamiętajmy przy tym, że kalkulacja oparta wyłącznie na liczbie kilometrów nie zawsze odzwierciedla rzeczywisty koszt wykonania przewozu.
2. Błędna kalkulacja trasy
Atrakcyjna stawka nie zawsze oznacza opłacalne zlecenie. Jeżeli kalkulacja nie uwzględnia rzeczywistych warunków przejazdu, przewoźnik może już na starcie zaniżyć koszt realizacji transportu. Znaczenie mają nie tylko dodatkowe kilometry wynikające z objazdów czy ograniczeń dla pojazdów ciężarowych. Warto uwzględnić również opłaty drogowe obowiązujące na planowanej trasie, sezonowe zakazy ruchu, przewidywany czas oczekiwania na granicach oraz wytyczne miejsca załadunku i rozładunku. Każdy z tych elementów wpływa na końcowy koszt przewozu. Im bardziej szczegółowa kalkulacja przed przyjęciem zlecenia, tym łatwiej ocenić, czy proponowana stawka rzeczywiście pozwoli osiągnąć zakładaną marżę.
3. Opóźnienia na załadunku i rozładunku
Postój pojazdu oznacza koszt niezależnie od tego, czy samochód znajduje się w trasie, czy czeka na załadunek. Czas oczekiwania ogranicza możliwość realizacji kolejnych zleceń i utrudnia planowanie pracy kierowców. Skutki jednego opóźnienia często wykraczają poza pojedynczy kurs. Przesunięcie godziny wyjazdu może wpłynąć na harmonogram kolejnych przewozów, wydłużyć czas dostawy i zmniejszyć liczbę zleceń możliwych do wykonania w danym tygodniu.
Jeżeli podobne sytuacje regularnie powtarzają się u tego samego kontrahenta, warto uwzględnić je podczas negocjowania warunków współpracy. Pozwala to lepiej odzwierciedlić rzeczywiste koszty realizacji przewozów.
4. Współpraca z niesprawdzonym kontrahentem
Każde nowe zlecenie wiąże się z ryzykiem, dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić wiarygodność partnera biznesowego. Obejmuje to zarówno sprawdzenie terminowości płatności, jak i potwierdzenie, że kontrahent prowadzi legalną działalność oraz dysponuje wymaganymi dokumentami i uprawnieniami. Dlatego przed przyjęciem zlecenia warto zweryfikować podstawowe informacje o kontrahencie, sprawdzić jego historię płatniczą, dostępne opinie oraz aktualność wymaganych dokumentów. Taka weryfikacja nie eliminuje całkowicie ryzyka, ale pozwala ograniczyć liczbę problematycznych współpracy.
Opóźnione płatności oznaczają konieczność finansowania bieżącej działalności z własnych środków. Koszty paliwa, wynagrodzeń czy zobowiązań wobec dostawców trzeba ponieść niezależnie od tego, kiedy faktura zostanie opłacona. Przy większej liczbie takich przypadków pogarsza się płynność finansowa przedsiębiorstwa.
5. Brak danych do oceny rentowności
Ocena rentowności przewozów wyłącznie na podstawie intuicji staje się coraz trudniejsza wraz ze wzrostem liczby realizowanych zleceń. Bez danych trudno określić, które kierunki przynoszą oczekiwany zysk, a które systematycznie obniżają wynik finansowy firmy. W analizie opłacalności pomagają rozwiązania wykorzystywane przez firmy transportowe, takie jak giełda transportowa, systemy TMS oraz narzędzia do planowania tras. Ułatwiają wyszukiwanie ładunków, wspierają organizację pracy i pozwalają na szybszy dostęp do danych dotyczących realizowanych przewozów.
Jak ograniczyć utratę marży?
Marża rzadko spada z jednego powodu. Najczęściej jest efektem kilku pozornie niewielkich problemów, które pojawiają się podczas planowania i realizacji transportu. Z tego względu warto przyjrzeć się całemu procesowi, a nie wyłącznie kosztom paliwa czy wysokości stawek.
Pomocne mogą być między innymi:
- uwzględnianie wszystkich kosztów podczas wyceny zlecenia transportowego, w tym opłat drogowych, przewidywanego czasu przejazdu i możliwych utrudnień na trasie,
- planowanie ładunku powrotnego jeszcze przed zakończeniem realizowanego przewozu,
- sprawdzanie wiarygodności nowych kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy,
- analizowanie rentowności poszczególnych tras i klientów na podstawie rzeczywistych danych,
- planowanie pracy pojazdów z uwzględnieniem typowych miejsc występowania opóźnień.
Nawet najlepiej dobrane narzędzie nie zastąpi jednak regularnej analizy kosztów. Świadome planowanie przewozów, bieżąca kontrola rentowności oraz systematyczna weryfikacja współpracy z kontrahentami pomagają ograniczać straty i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. Regularne monitorowanie wyników pozwala również szybciej wychwycić powtarzające się problemy. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy źródłem niższej rentowności jest konkretny kierunek, kontrahent czy sposób organizacji przewozów.