Koniec roku i pieniądze do wydania. Jak przedszkole lub szkoła może rozsądnie kupić zabawki

Listopad i grudzień to w wielu placówkach czas szybkich decyzji: w budżecie zostaje kwota na wyposażenie, a do końca roku coraz mniej dni. Zamiast kupować w pośpiechu to, co akurat jest pod ręką, warto zrobić prostą listę i ustalić z księgowością kilka szczegółów.

Dlaczego zakupy spiętrzają się pod koniec roku

W szkołach i przedszkolach prowadzonych przez samorząd rok budżetowy kończy się 31 grudnia. Ustawa o finansach publicznych mówi wprost, że niezrealizowane kwoty wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego co do zasady wygasają z upływem roku budżetowego (art. 263). Są od tego wyjątki, ale nie warto na nie liczyć bez rozmowy z księgową, skarbnikiem albo centrum usług wspólnych.

Stąd bierze się znany wielu dyrektorom scenariusz: w drugiej połowie listopada okazuje się, że w planie zostało kilka tysięcy złotych na pomoce i wyposażenie. Decyzja zapada szybko, a nauczyciel dostaje pytanie: „Czego potrzebujecie w sali? Tylko na jutro”. Warto mieć odpowiedź przygotowaną wcześniej, bo wtedy pieniądze trafią tam, gdzie będą pracować przez kolejne lata.

Co ustalić, zanim powstanie lista

Trzy krótkie pytania do księgowości oszczędzają później dużo poprawek:

• Kto jest nabywcą na fakturze? Często jest to gmina, miasto lub centrum usług wspólnych, a placówka występuje jako odbiorca. Dane trzeba podać dokładnie w tej formie, w jakiej stosuje je wasza jednostka.
• Do kiedy musi wpłynąć faktura? Termin wewnętrzny bywa wcześniejszy niż 31 grudnia, bo księgowość potrzebuje czasu na opisanie dokumentów i przelewy.
• Jaka jest procedura dla tej kwoty? Od 1 stycznia 2026 r. Prawo zamówień publicznych obejmuje zamówienia od 170 000 zł netto, ale niższe kwoty też podlegają wewnętrznym regulaminom. Czasem wystarczy notatka, a czasem trzeba zebrać kilka ofert.

Warto też zapytać, z której pozycji budżetu ma być pokryty zakup. Od tego może zależeć, czy na liście zmieszczą się zabawki, pomoce dydaktyczne i pojemniki do przechowywania razem, czy trzeba je rozdzielić.

Lista zaczyna się od sali, nie od katalogu

Najłatwiej dobrać zakupy, gdy zespół odpowie sobie na kilka pytań o codzienną pracę. Ile dzieci bawi się w kąciku jednocześnie? W jakim są wieku i czy grupa jest mieszana? Czego zabrakło w tym roku: elementów, miejsca, a może zabaw dla dzieci, które szybko kończą zadania? Co się zniszczyło, a co leży w szafie, bo nikt po to nie sięga?

Taka rozmowa zwykle trwa kwadrans i często zmienia plan. Zamiast dziesięciu małych zestawów lepiej sprawdza się jeden duży, przy którym pięcioro dzieci buduje razem bez kłótni o ostatni element. Do tego dochodzi przechowywanie: duży zestaw bez pojemnika po tygodniu rozchodzi się po całej sali.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze

Zabawka w sali ma inne życie niż w domu. Korzysta z niej kilkanaścioro dzieci, codziennie i przez kilka lat. Dlatego przed zakupem warto sprawdzić:

• wiek podany przez producenta, szczególnie w grupach młodszych, w których drobne elementy mogą być niebezpieczne,
• oznaczenie CE i zgodność z normą EN 71, która dotyczy bezpieczeństwa zabawek; przy większym zakupie można poprosić sprzedawcę o dokument zgodności,
• liczbę elementów w przeliczeniu na dzieci, bo zestaw na 56 elementów wystarczy małej grupce, ale nie całej sali,
• możliwość dokupienia tego samego zestawu, przydatną, gdy klocki z dwóch pudełek mają się ze sobą łączyć,
• łatwość czyszczenia i przechowywania, o której łatwo zapomnieć przy zamawianiu.

Przykład: kącik konstrukcyjny za ok. 2000 zł brutto

Jak taka lista może wyglądać w praktyce? Na kwotę około 2000 zł da się ułożyć kącik, w którym różne dzieci znajdą coś dla siebie. Mogą się w nim znaleźć klocki magnetyczne X-Bida Magical Magnet (168 elementów, od 4 lat), magnetyczne kostki Magic Magnetic Cubes (56 elementów, od 3 lat), konstrukcyjne Mobilo (172 elementy, od 3 lat) oraz ArchiMates od Little Architect (630 elementów, od 5 lat), które zaciekawią starszaków. Do zabawy tematycznej przydadzą się drewniana kasa fiskalna i salon fryzjerski Kabi, do rysowania tablice MagPad Dots, a do sprzątania pojemnik z pokrywą.

To tylko jeden wariant, a nie jedyna słuszna odpowiedź. Ktoś, kto ma 500 zł, zacznie raczej od jednego zestawu klocków, tablicy i zabawy w sklep. Przy 5000 zł da się wyposażyć kilka kącików lub dwie grupy. Gotowe propozycje na 500, 1000, 2000, 3000 i 5000 zł, ułożone z produktów najczęściej zamawianych przez placówki, przygotował sklep klocki.edu.pl. Każdy produkt zamawia się tam osobno, więc listę można skrócić lub zmienić pod potrzeby grupy. Na tej samej stronie jest też opis zakupu na fakturę z nabywcą i odbiorcą oraz odroczonym terminem płatności 14 dni.

Kiedy zamówić, żeby nie stresować księgowości

Grudzień to szczyt pracy firm kurierskich, a przerwa świąteczna skraca czas na reklamacje i poprawki. Dobrze, aby towar dotarł z zapasem na sprawdzenie, czy wszystko się zgadza, a faktura zdążyła przejść przez księgowość. Zamówienie złożone w listopadzie lub na początku grudnia daje na to czas.

Po dostawie warto od razu rozpakować zestawy, policzyć elementy i sprawdzić, czy nic nie jest uszkodzone. Zgłoszenie braku tydzień po dostawie jest proste. Zgłoszenie go w styczniu, gdy pudełka są już dawno w piwnicy, bywa znacznie trudniejsze.

Pytania, które wracają co roku

Czy można zamawiać w sklepie internetowym, jeśli płatnikiem jest gmina?
Tak, o ile sprzedawca wystawia faktury z osobnym nabywcą i odbiorcą, a wasze zasady wewnętrzne dopuszczają taki zakup. Warto wcześniej sprawdzić, czy sklep zgadza się na płatność po dostawie.

Czy zabawki kupione z budżetu trzeba wpisywać na stan?
Zależy to od zasad rachunkowości przyjętych w jednostce i od wartości zakupu. Tę kwestię rozstrzyga księgowość, dlatego warto zapytać o nią przed zamówieniem, a nie po dostawie.

Co zrobić, gdy pieniędzy jest więcej, niż potrzeba?
Lepiej kupić mniej, a porządnie, niż zapełniać szafy rzeczami, po które nikt nie sięgnie. Listę potrzeb warto przechować do kolejnego roku, bo pytanie „czego wam brakuje?” na pewno wróci.